Notizie in breve sul “nuovo” protocollo informatico documentale

Con la delibera 201 del 12 aprile 2011, l’Amministrazione ha inteso riavviare il processo di riorganizzazione dei flussi documentali all’interno del nostro Ente, confermando la scelta già presa precedentemente per una gestione dei documenti unificata (unica “Area Organizzativa Omogenea”).
Si è inoltre optato per il decentramento delle operazioni di protocollazione (posta in uscita e interna) e, in alcuni casi particolari, anche per la posta in entrata.
Il passaggio al nuovo sistema di gestione documentale è stato effettuato il 20 giugno 2011, con l’attivazione del nuovo protocollo informatico. Contestualmente è stato introdotto il nuovo “Titolario di Classificazione”, adottato con la stessa delibera 102.
A corredo del Titolario di Classificazione è stato predisposto un “Prontuario per la classificazione” oggi alla quarta edizione: si tratta di un elenco alfabetico delle possibili voci di classificazione, utile per aiutare gli addetti alla protocollazione ad individuare il codice corretto.
Sono stati inoltre predisposti numerosi strumenti e/o guide operative che costituiscono importanti punti di riferimento per chi deve operare sulle registrazioni di protocollo: in generale si tratta di linee guida da tenere “a portata di mano” e consultare ogni volta che se ne presenta la necessità.

Alle linee guida, curate dalla U.O. 7.2, si aggiungono le “Guide Sicraweb”, curate dai Servizi Informativi, che completano il corredo di strumenti a supporto delle registrazioni.

A partire dal 24 settembre 2018 è stata attivata la nuova versione dell’applicativo di protocollo, il nuovo “protocollo documentale“, che permette di sviluppare in modo significativo il processo di transizione al digitale.

Il protocollo è aperto al pubblico nei seguenti orari:

Lunedì, martedì, mercoledì, giovedì e venerdì dalle ore 9.00 alle ore 13.00
Martedì e giovedi anche dalle ore 15.00 alle ore 17.00

Servizi di supporto

L’ufficio protocollo fornisce supporto e assistenza agli addetti alla protocollazione decentrata per tutti gli aspetti relativi alle modalità di registrazione, classificazione, spedizione telematica dei documenti, sia in forma di assistenza telefonica, sia fornendo istruzioni, linee guida, disposizioni nelle materie di competenza.

Riferimenti e Modalità:

Per le richieste di abilitazione: il Dirigente del Settore e/o il Responsabile della U.O. dovranno presentare opportuna richiesta tramite e-mail, ai recapiti più oltre indicati. Nella richiesta dovranno essere indicate nel dettaglio le tipologie di abilitazione richiesta (Albo on line, Protocollo in uscita e interno….) e gli uffici per i quali si richiedono le abilitazioni.
Le richieste di abilitazione dovranno essere inviate ai referenti di seguito indicati: AA: cgerbi@comune.lucca.it – cpepi@comune.lucca.it

N.B. Si raccomanda di indirizzare sempre le richieste a tutti i recapiti sopra indicati in modo tale che la richiesta possa essere comunque presa in carico.

assistenza sulle modalità di registrazione, modifica, trasmissione telematica: 2592 Sabrina Palla; 2922 Maria Graziani
assistenza per problematiche relative al programma informatico: Serena Pisani – tel. 2094 – spisani@comune.lucca.it e Fabrizio Giussani – tel. 2071 – fgiussani@comune.lucca.it

Per le richieste ad uso esclusivamente interno: protocollointerno@comune.lucca.it

Quando: I referenti sono a disposizione nei normali orari di ufficio

Dove: Sede Ufficio Protocollo: Palazzo Orsetti, Piazza San Giovanni Leonardi, n° 3
Sede di Via San Paolino, c/o Servizi Demografici