Il Comune di Lucca ha adottato il proprio Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi, approvato con Deliberazione della Giunta Comunale n° 356 del 19 dicembre 2017, successivamente aggiornato con Deliberazione della Giunta Comunale n° 307 del 16 ottobre 2018.
Il Manuale descrive le fasi operative per la gestione del protocollo informatico, per la produzione dei documenti informatici e la gestione dei flussi documentali e degli archivi; per ogni operazione individua i responsabili e gli strumenti operativi disponibili.
I criteri e le regole per la formazione, gestione, conservazione e consultabilità dei documenti hanno l’obiettivo di promuovere il miglioramento dell’azione amministrativa, di favorire l’accesso alla documentazione e la trasparenza dell’attività e di garantire la memoria documentaria del Comune di Lucca.
Il documento è corredato da 29 allegati che ne costituiscono un indispensabile e utile complemento, sinteticamente descritti ed elencati al Capitolo finale (Cap. 11).
Il Manuale potrà essere aggiornato ogniqualvolta risulti necessario a seguito di innovazione normative e/o regolamentari. Così pure i documenti allegati potranno essere integrati e / o modificati a seconda delle necessità che saranno man mano individuate.
Il Manuale costituisce dunque una utile guida per tutto quello che riguarda la gestione dei documenti e degli archivi, cartacei e digitali: una lettura completa del Manuale potrà essere molto utile per avere una visione generale dei temi relativi alla gestione documentale; ma il documento costituisce soprattutto uno strumento da consultare al bisogno per individuare, ad esempio, le modalità di creazione e conservazione dei documenti, le modalità di accesso ai servizi archivistici e così via.
I numerosi allegati costituiscono altrettanti importanti strumenti di gestione, in continua evoluzione: oltre alla modulistica necessaria per attivare i servizi archivistici, vi troviamo anche documenti fondamentali come il Piano di Classificazione (Titolario), il Piano di Conservazione, il Prontuario di classificazione, le regole che guidano la tenuta e lo scarto dei documenti e fascicoli, le linee guida per la redazione dell’oggetto e molti altri che si trovano elencati al Capitolo 11 del Manuale.
Deliberazione di Giunta Comunale n° 233 del 15.10.2019
Deliberazione di Giunta comunale n. 356 del 19 dicembre 2017
Deliberazione di Giunta Comunale n. 307 del 16 ottobre 2017Deliberazione di Giunta Comunale n. 212 del 24 settembre 2019
D.P.C.M. 3 dicembre 2013 Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71 del CAD
Codice dell’Amministrazione Digitale, D. Lgs. 82/2005 e successive modifiche e integrazioni
Manuale di Gestione V. 1.3Manuale di Gestione – allegati
Attenzione
Gli allegati di seguito elencati sono consultabili presso l’ufficio protocollo:
All. 09/02 Titolario Astengo Canapino ufficio protocollo (elenco delle voci di titolario)
All. 23/01 delibere GM e CC 1968-2010 (strumento di ricerca degli atti nell’archivio di deposito)