Le nuove modalità per il ritiro/consegna della posta da parte degli Uffici Comunali presso l’Ufficio Protocollo in vigore dal 16 gennaio 2023.
La posta di competenza potrà essere ritirata secondo il seguente orario:
lunedì – mercoledì – venerdì: 9:30 – 13:30
martedì – giovedì: 9:30 – 13:00 e 15:00 – 17:00
bussando alla porta dell’Ufficio Protocollo attendendo il proprio turno.
All’esterno della porta dell’Ufficio Protocollo troverete due appositi contenitori: uno per “la posta in partenza”, uno per la “posta da incasellare per gli altri uffici”, in modo tale che anche autonomamente e in orario di servizio potete lasciare la posta senza avere necessità di entrare in ufficio. Al termine dell’orario di servizio i due contenitori saranno riposti all’interno dell’ufficio protocollo.
Il Responsabile del Comune di Lucca per i Flussi documentali, il Protocollo informatico e l’Archivio è la dott.ssa Clarissa Gerbi
tel.: 0583.442924 email: cgerbi@comune.lucca.it
Nomina responsabile : Determinazione n° 78 del 23.01.2023
Determinazione n° 78 del 23.01.2023
Il Vicario del Responsabile per i Flussi documentali, il Protocollo informatico e l’Archivio è la dott.ssa Cristina Pepi:
tel. 0584.442063 email: cpepi@comune.lucca.it
Nomina Vicario Responsabile: Determinazione n° 78 del 23.01.2023
Determinazione n° 78 del 23.01.2023
La Unità Organizzativa si occupa, in generale, di tutti gli aspetti della gestione documentale, sia per quanto riguarda i documenti e flussi interni che per quanto riguarda i rapporti con l’esterno: in pratica, tutti i documenti che, a qualsiasi titolo, entrano a far parte del patrimonio documentale dell’Ente ricadono sotto la responsabilità gestionale della U.O. “Flussi documentali, Archivio e Protocollo”.
Si tratta di una funzione di carattere squisitamente trasversale che assume oggi una particolare rilevanza rispetto alla necessità ormai impellente di effettuare il passaggio dalla gestione cartacea alla gestione digitale, così come previsto dalle norme vigenti, in particolare dal Codice dell’Amministrazione digitale recentemente aggiornato (D.Lgs. 82/2005 e ss. mm.)
L’Unità Organizzativa si occupa dunque della gestione del protocollo e dei servizi tradizionalmente annessi (Albo Pretorio, Casa Comunale), degli archivi (decentrati, di deposito, storico), dei repertori generali attivati (determinazioni, delibere etc.), delle spedizioni telematiche e cartacee ed anche delle attività di notifica di competenza dell’Ente.
A questi compiti, se vogliamo, tradizionali, si aggiungono oggi le competenze relative all’attivazione dei nuovi flussi documentali digitali all’interno del nostro sistema SicraWeb e le relative attività di analisi e coordinamento necessarie al passaggio progressivo verso l’Amministrazione Digitale.
Indispensabile riferimento per la gestione documentale è costituito dal Manuale di gestione del protocollo informatico dei flussi documentali e degli archivi, approvato con delibera n° 356 del 19 dicembre 2017, utile guida per tutte le problematiche di gestione dei documenti fin dal momento in cui entrano a far parte del patrimonio documentale dell’Ente e lungo tutto il loro arco di vita. Il manuale contiene dunque tutte le regole cui la struttura deve far riferimento; i numerosi allegati costituiscono altrettanti strumenti di gestione, in continua evoluzione.
il “Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi”