(conservati presso gli uffici e i servizi)

Premessa
Nell’attesa di poter riattivare le procedure di riversamento dei documenti in Archivio di Deposito, è comunque possibile ed anzi, altamente auspicabile che i settori/servizi si attivino per ridurre la mole di materiale conservato presso le loro sedi.
La riduzione è possibile soltanto applicando specifiche procedure, previste dalla normativa, che possono essere avviate con il supporto della U.O. Responsabile degli Archivi. Da sottolineare che tali procedure costituiscono comunque la fase preliminare al riversamento dei documenti in Archivio di Deposito.
Nota Bene: Si ricorda che è fatto assoluto divieto di procedere a spostamenti di documentazione senza il preventivo coinvolgimento e conseguente autorizzazione del Responsabile degli Archivi Disposizione generale PG. n. 48992/2016
Di seguito forniamo le necessarie indicazioni operative per l’attivazione delle procedure di interesse.

La pulitura dei fascicoli, ovvero lo “Scarto” in itinere

La pulitura dei fascicoli è una attività periodica di selezione dei documenti all’interno dei fascicoli per individuare quelli di carattere preparatorio e funzionale che non ha senso conservare nel tempo e che possono quindi essere immediatamente eliminati seguendo le indicazioni contenute nella scheda Scarto in itinere
L’attività di pulitura dei fascicoli è opportuno che sia effettuata dal soggetto che ha prodotto e gestito il fascicolo e la relativa attività.
Si sottolinea che le attività di “scarto in itinere”, se effettuate metodicamente, man mano che si formano e si “chiudono” i fascicoli, consentono di ridurre notevolmente la mole del materiale cartaceo conservato e di poter individuare con più facilità gli estremi della documentazione per lo scarto effettivo. Sono comunque preliminari al riversamento dei documenti in Deposito.
ATTENZIONE: Lo “scarto in itinere” non deve essere confuso con lo “scarto di Documenti” vero e proprio, di cui al successivo paragrafo

Ulteriori informazioni
La formazione del fascicolo avviene nel corso della normale attività amministrativa, su tutte le scrivanie degli impiegati , ciascuno per le materie di competenza.
La corretta formazione e gestione dei fascicoli è l’indispensabile presupposto per una gestione degli archivi ordinata, che ne consenta un facile utilizzo nel tempo.
Per un approfondimento – molto utile – sulle modalità di creazione e di gestione dei fascicoli, invitiamo ad aprire la scheda Formazione e conservazione dei fascicoli

Scarto di documenti

Si può procedere all’eliminazione di documentazione cartacea soltanto attivando una specifica procedura, prevista dalla normativa, di competenza esclusiva della U.O. 6.2
Per attivare la procedura occorre presentare una richiesta tramite protocollo interno, utilizzando la modulistica appositamente predisposta.

Referenti

Clarissa Gerbi, Responsabile U.O. : cgerbi@comune.lucca.it – tel. 2924
Cristina Pepi, Vicario Responsabile: cpepi@comune.lucca.it tel. 2063
Sabrina Palla: spalla@comune.lucca.it – tel. 2592

Dove: Sede Ufficio Protocollo presso Palazzo Orsetti

Quando: In orario di ufficio per informazioni e comunicazioni operative. Orari da concordare per eventuali collaborazioni (v. singoli servizi)