Notizie in breve
Vi si conserva la produzione documentale degli uffici e servizi comunali dal 1961 fino al 2000 compreso:
Dal 1961 al 1985 l’archivio è ordinato, anno per anno, sulla base delle categorie, classi e sottoclassi del Titolario Astengo (nella versione adattata del Comune di Lucca) N.B.: Parte della documentazione – 1960/1976 – costituisce già una Sezione separata dell’Archivio Storico, che non è in grado di ricevere per mancanza di spazio
La restante documentazione (dal 1985 al 2000) èordinata invece in relazione agli uffici che l’hanno prodotta, anno per anno
Accesso alla documentazione
L’accesso ai locali dell’Archivio, di norma, è riservato al personale addetto, salvo casi particolari.
Per accedere alla documentazione occorre compilare apposita richiesta, utilizzando la modulistica predisposta. La richiesta deve essere inoltrata tramite Protocollo Interno e indirizzata alla U.O. 7.2.
Il modulo di richiesta dovrà essere compilato in ogni sua parte, curando in particolare i dati relativi alla documentazione.
Richiesta copie e/o Copie conformi:
1) copie semplici: copie semplici: il personale addetto all’archivio provvede alla ricerca ed alla predisposizione dei documenti richiesti che, scansionati in PDF, saranno trasmessi per posta elettronica all’indirizzo indicato nella richiesta (per i formati fuori standard, nel caso in cui non fosse possibile effettuare autonomamente le copie, si procederà come indicato al punto 2 per le copie conformi)
2) copie conformi: il personale addetto all’archivio provvede alla ricerca dei documenti richiesti ed alla realizzazione delle copie:
nel caso in cui si tratti di documenti in formato A4 o A3 le copie conformi potranno essere realizzate presso il Servizio archivistico a cura degli addetti;
nel caso si tratti di documenti di formati fuori standard (tavole di grandi dimensioni, disegni…), il personale addetto all’archivio provvederà a consegnarli alla Ditta incaricata per la realizzazione delle copie e, successivamente, ad avvisare via email il richiedente della disponibilità della documentazione richiesta;
le copie potranno essere ritirate dagli interessati presso la sede del Servizio Archivistico (Ufficio Protocollo, Palazzo Orsetti) previo appuntamento con le addette
NOTA BENE: salvo urgenze acclarate e indifferibili, il personale addetto si reca in archivio per effettuare le ricerche una volta per settimana (ogni lunedì);
Strumenti tecnici:
Alla Pagina del “Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi” nella Sezione “Documentazione”, link “Manuale di gestione – Allegati” si potranno consultare i seguenti allegati: All 09-01: Titolario Astengo, Edizione 1915: Testo coordinato 2019 e All 23 : Topografico Archivio di Deposito San Filippo
Gli altri due strumenti allegati al Manuale di gestione – di seguito indicati – sono disponibili per la consultazione presso l’Ufficio Protocollo:
Allegato 09-02: Titolario Astengo, “Canapino Ufficio Protocollo” (indice delle voci di titolario)
Allegato 23-01: Delibere GM e CC 1968-2010 – Raffronto n.ri Protocollo e n.ri Delibere
Archivio di Deposito San Filippo: Richiesta di accesso alla documentazione
Dove: Sede Ufficio Protocollo presso Palazzo Orsetti
Quando: In orario di ufficio per informazioni e comunicazioni operative