Notizie in breve

L’Archivio Comunale costituisce un insieme unitario, la cui gestione, a norma del D.P.R. 445/2000, è stata affidata ad uno specifico servizio, di carattere squisitamente trasversale: tale servizio è chiamato a svolgere compiti di coordinamento e supporto per tutte le problematiche che riguardano l’archiviazione dei documenti, in qualsiasi fase della loro vita.

I responsabili per il Sistema di gestione dei flussi documentali e degli archivi sono stati individuati con appositi atti, a seguito delle decisioni assunte con gli atti deliberativi dell’Amministrazione sugli adempimenti normativi del D.P.R. 445/2000:

Clarissa Gerbi: Responsabile per la gestione dei flussi documentali e degli archivi – email: cgerbi@comune.lucca.it  – tel. 2924 – Sede: Palazzo Orsetti, Piano Terra
Cristina Pepi: Vicario Resp. per la gestione dei flussi doc.li e degli archivi – email: cpepi@comune.lucca.it – tel. 2063 – Sede: Palazzo Orsetti, Piano Terra
Luca Falsiroli: Responsabile della Conservazione Sostitutiva – email: lfalsiroli@comune.lucca.it – tel. 2077 – Sede: Via San Paolino – 2° Piano

L’attività di archiviazione nel nostro Ente, come noto, soffre per la mancanza di spazi adeguati alla conservazione: gli uffici si trovano nella condizione di non poter riversare i loro archivi nell’Archivio di deposito, con conseguenti e notevoli problemi nella gestione dei materiali documentali, che si accumulati con criteri diversificati a seconda dei settori.

L’Amministrazione sta lavorando per individuare soluzioni che possano risolvere questa problematica, soluzioni che comunque richiederanno tempo e investimenti per poter essere realizzate. Nel frattempo è comunque possibile iniziare un lavoro con i settori che di volta in volta lo richiedano, per ridurre la mole del materiale da conservare, con gli strumenti che sono a nostra disposizione.

Di seguito si forniscono le informazioni di dettaglio relative ai singoli servizi per la consultazione, la richiesta di copie e/o di documenti originali, le procedure per la fascicolazione e lo scarto di documenti:

Archivio Storico Comunale
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Documentazione

Normativa e approfondimenti

D.P.R. 445/2000 : “Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa”D. Lgs. 82/2005, aggiornato con D. Lgs. 179/2016:  Nuovo “Codice dell’Amministrazione Digitale” (CAD)

Atti interni (delibere e determinazioni)

Delibera G.M. n° 102 del 12.04.2011 : “Sistema di gestione dei flussi documentali e dell’archivio – Adempimenti previsti dal DPR 445/2000: individuazione figure professionali all’interno dell’Ente e redazione del manuale di gestione degli archivi – Adozione del nuovo titolario in sostituzione del titolario Astengo del 1897”
Determinazione Dirigenziale n° 932 del 17.06.2011 : “Nomina del responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi”
Determinazione Dirigenziale n° 1087 del 12.07.2011 : “Nomina del vicario responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi”
Delibera G.M. N° 58 del 04.04.2013: Adozione del Piano di conservazione”
Determinazione Dirigenziale n° 1367 del 29.08.2014 : “Nomina del Responsabile della conservazione sostitutiva per il  servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi”
Determinazione Dirigenziale n° 89 del 24.01.2017 “Sistema di gestione dei flussi documentali e dell’archivio – Adempimenti previsti dal DPR 445/2000: Piano di conservazione degli archivi comunali, adottato con Delibera della GM n° 58 del 09.04.2013: aggiornamenti, approvazione”
Delibera G.M. n° 356 del 19.12.2017 “Manuale di gestione del Protocollo informatico dei Flussi documentali e degli Archivi – Approvazione”
Delibera G.M. n° 357 del 19.12.2017 “Piano di classificazione (titolario): aggiornamento Titolo 4 – approvazione
Determinazione Dirigenziale n° 2267 del 20.12.2017 “Piano di conservazione degli archivi comunali, adottato con delibera di gm n° 58 del 09.04.2013: aggiornamenti, approvazione

Determinazione Dirigenziale n° 673 del 02.05.2018 “Sistema di gestione dei flussi documentali e dell’archivio, adempimenti previsti dal DPR 445/2000, manuale di gestione del protocollo informatico dei flussi documentali e degli archivi : aggiornamento allegati – approvazione”Determinazione Dirigenziale n° 1304 del 02.08.2018 “Nomina del Vicario Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi”Delibera G.M n. 307 del 16.10.2018 “Manuale di gestione del protocollo informatico, aggiornamento”Determina n. 1846 del 30.10.2018 “Manuale di gestione del protocollo informatico, aggiornamento allegati”Determinazione n° 416 del 12.03.2019 “Manuale di gestione del protocollo informatico, Aggiornamento allegati, Approvazione Inventario Topografico Archivio Storico Comunale”Determinazione n° 928 del 24.05.2019 “Manuale di gestione del protocollo informatico dei flussi documentali e degli archivi : aggiornamento allegati – approvazione disposizioni di accesso alla Sala di Studio”

Strumenti tecnici e Istruzioni Operative

Piano di Classificazione (Titolario) dell’Archivio della Città di Lucca
Manuale di gestione del Protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi
Prontuario per la classificazione dei documenti 6^ edizione 2019
Piano di Conservazione 2019
Anagrafiche in Sicraweb : Linee Guida per la Creazione e l’aggiornamento delle Anagrafiche, aggiornate al 14.05.2015
Oggetto del Documento: Linee Guida per la redazione, aggiornate al 20.04.2012