L’URP svolge l’attività di raccolta delle segnalazioni provenienti dai cittadini (richieste di interventi di manutenzione urbana, suggerimenti e reclami, segnalazioni di degrado urbano ecc.), di inserimento nel programma informatico della rete regionale degli urp, di smistamento ai singoli uffici competenti, di raccolta delle risposte e di invio al cittadino.
L’accentramento di questa attività ha sia un obiettivo di tipo informativo per l’amministrazione e i singoli settori coinvolti, sia quello di offrire un supporto agli uffici in termini di sorveglianza del territorio in particolare relativo alle situazioni di emergenza/degrado che necessitano di interventi.
Importante ai fini della riuscita di questa attività è poter contare nella collaborazione dei singoli uffici e delle singole persone incaricate quali referenti nei confronti dell’urp per la risposta alle segnalazioni.
Tutte le fasi della procedura pertanto confluiscono nel programma regionale in uso, dall’arrivo della segnalazione da parte del cittadino all’invio della stessa agli uffici competenti fino alla trasmissione della risposta al cittadino. Non vengono più inviati fax e non viene fatto uso di moduli cartacei.
Queste le fasi sintetiche:
1. La segnalazione viene inviata attraverso l’utilizzo del form online (dal sito istituzionale) e confluisce all’interno del software regionale gestito dall’urp. Al cittadino verrà rilasciato un ticket associato alla segnalazione inviata;
2. l’urp verifica le segnalazioni individuando per ognuna l’ ufficio competente, quindi invia ad esso la segnalazione;
3. la segnalazione arriva agli uffici all’indirizzo di posta elettronica che ci è stato indicato e avrà come mittente il seguente indirizzo : luccacomune-urp@regione.toscana.it . Il messaggio contiene le info sui dati del cittadino (nome e recapiti), la localizzazione del problema, l’intero testo della segnalazione ed eventuali altri uffici destinatari
4. le segnalazioni sono visibili on line e il cittadino può verificarne lo stato e la risposta attraverso il ticket che riceverà al momento in cui presenterà la sua segnalazione. Vi chiedo la massima collaborazione nella gestione delle risposte, che dovrete inviare utilizzando lo stesso indirizzo di posta elettronica da cui è pervenuta la segnalazione (luccacomune-urp@regione.toscana.it); le risposte riconfluiranno all’interno del sistema e verranno inviate al cittadino e rese visibili on line. (E’ possibile anche l’invio della risposta allegando un file).
Vedi il dettaglio sulla modalità di invio della risposta.
Nel caso in cui forniate la risposta direttamente al cittadino utilizzando i dati che vi forniremo, non dimenticatevi di inviare comunque la risposta anche all’indirizzo del sistema, unico modo per renderla visibile on line; in caso contrario le segnalazioni risulterebbero falsamente inevase.
5. Risposte e solleciti
Il tempo massimo a disposizione per fornire la risposta è previsto in 30 giorni, il tempo minimo ovviamente è dipendente dalla vostra valutazione sull’urgenza della singola segnalazione. Superati i 30 giorni previsti vi invieremo un sollecito e lo stato della segnalazione passerà da “inoltrata” a “sollecitata”. Non sono previsti altri solleciti.
Per gli uffici comunali che non comunicheranno altri recapiti specifici viene utilizzato per l’invio l’indirizzo di posta elettronica del responsabile PO.